Verwendungsnachweise & Berichte

Um die Prüfung der ordnungsgemäßen Verwendung der Fördermittel zu ermöglichen, sind Sie laut Zuwendungsbescheid dazu verpflichtet, Zwischen- und Verwendungsnachweise zu erbringen, in denen Sie Ihre projektbezogenen Ausgaben und Einnahmen auflisten und erklären.

Zwischennachweise sind nur bei Projekten mit mehrjähriger Projektdauer erforderlich. Darin sind nur die Ausgaben und Einnahmen des vorangegangenen Haushaltsjahres aufzuführen. Sie sind bis zum 30. April des Folgejahres unaufgefordert bei uns einzureichen.

Der Verwendungsnachweis gibt Auskunft über die Ausgaben und Einnahmen der gesamten Projektlaufzeit. Reichen Sie den Verwendungsnachweis bitte unaufgefordert bis vier Monate nach Beendigung des Projekts bei uns ein.

Zwischen- und Verwendungsnachweise bestehen jeweils aus einem zahlenmäßigen Nachweis und einem Sachbericht, zu denen Sie in den folgenden Schritten genauere Informationen und Hilfestellungen finden.

Nach Projektende ist zusätzlich ein Projektbericht zur Erfolgskontrolle anzufertigen. Diesen reichen Sie bitte ebenfalls bis vier Monate nach Beendigung des Projekts bei uns ein. Hierzu finden Sie nachfolgend weitere Informationen.

Schicken Sie die Unterlagen bitte per Post an die Geschäftsstelle und vergessen Sie nicht, die Richtigkeit Ihrer Angaben mit Ihrer Unterschrift zu bestätigen.

Für den zahlenmäßigen Nachweis verwenden Sie bitte die Excel-Tabelle, die Sie als Anlage 4 zu Ihrem Zuwendungsbescheid per Post und parallel dazu digital erhalten haben. Die aktuelle Version steht zudem hier zum Download bereit. Die Gliederung der Tabelle entspricht der des Ausgaben- und Finanzierungsplans, wie Sie ihn aus dem Antragsformular und aus dem Zuwendungsbescheid kennen.

Bitte tragen Sie alle Ausgaben inklusive Rück- bzw. Beistellungen und Einnahmen auf jedem Tabellenblatt in chronologischer Reihenfolge ein. Die Belege schicken Sie uns erst, wenn wir Sie dazu auffordern. Daher ist es wichtig, dass Sie die einzelnen Positionen nummerieren und die Belegnummern eintragen.

Als Hilfestellung haben wir für Sie ein Merkblatt zu den anerkennungsfähigen Ausgaben und einen Muster für den zahlenmäßigen Nachweis erstellt, das Ihnen zeigt, welche Angaben wir zur Prüfung benötigen.

Im Sachbericht stellen Sie die wirtschaftliche und sparsame Verwendung der Fördermittel dar. Das bedeutet, Sie erläutern die im zahlenmäßigen Nachweis aufgeführten Ausgaben und Einnahmen in der Weise, dass der Prüfer diese nachvollziehen kann.

Beschreiben Sie die wesentlichen Finanzvorgänge auf zwei bis drei Textseiten. Sollten sich während der Projektlaufzeit Abweichungen zum ursprünglichen Ausgaben- und Finanzierungsplan ergeben, begründen Sie diese bitte.

Gehen Sie zudem auf die Einhaltung des Vergaberechts ein, d.h. beschreiben Sie die Einholung von Angeboten und Durchführung von Preisrecherchen und legen Sie kurz die Gründe für Ihre Entscheidung dar.

Zur Orientierung haben wir für Sie einen Muster-Sachbericht verfasst.

Im Projektbericht gehen Sie insbesondere auf die Erreichung der Projektziele ein. Zur Gliederung verwenden Sie bitte die Ziele wie sie unter „Zweckbindung der Zuwendung“ in Ihrem Zuwendungsbescheid aufgelistet sind. Geben Sie zu jedem Ziel kurz an, wie Sie es erfüllt haben. Fügen Sie zur Veranschaulichung gern Screenshots bei. Sollte es bei den Zielen Abweichungen gegeben haben, begründen Sie diese bitte.

Darüber hinaus umfasst der Projektbericht Angaben zu weiteren Erfolgskriterien wie Weiterführung des Projekts, Nutzerzahlen, Vernetzung, Medienberichterstattung und Auszeichnungen. Diese Erfolgskriterien finden Sie in Ihrem Zuwendungsbescheid unter „Projektbericht zur Erfolgskontrolle“. Es ist möglich, dass nicht alle Erfolgskriterien auf Ihr Projekt zutreffen; in diesem Fall lassen Sie diese Kriterien einfach aus.

In der Regel umfasst der Projektbericht zwei bis drei Textseiten. Er ist unaufgefordert bis vier Monate nach Ende der Projektlaufzeit per Post und mit Unterschrift einzureichen.

Zwischennachweise sind jeweils zum 30. April des Folgejahres fällig.
Der Verwendungsnachweis ist bis vier Monate nach Beendigung des Projekts einzureichen.
Der Projektbericht ist ebenfalls spätestens vier Monate nach Beendigung des Projekts vorzulegen.

 

1. Beispiel: Projektbeginn 01.08.2014, Projektende 31.01.2017

Der 1. Zwischennachweis muss bis spätestens 30.04.2015 abgegeben werden und umfasst die Ausgaben und Einnahmen des Haushaltsjahres 2014, der 2. Zwischennachweis muss bis spätestens 30.04.2016 abgegeben werden und umfasst die Ausgaben und Einnahmen des Haushaltsjahres 2015.

Der Verwendungsnachweis muss bis spätestens 31.05.2017 eingereicht werden und umfasst alle Ausgaben und Einnahmen der Projektlaufzeit. Der Projektbericht muss ebenfalls bis spätestens 31.05.2017 abgegeben werden und bezieht sich auf die Erfüllung der vereinbarten Projektziele.

 

2. Beispiel: Projektbeginn 01.08.2014, Projektende 31.05.2015

Hier ist kein Zwischennachweis fällig, da die Projektlaufzeit unter einem Jahr liegt. Der Verwendungsnachweis und der Projektbericht sind jeweils zum 30.09.2015 fällig.

Grundlage sind die Grundsätze für die Förderung von Internetangeboten für Kinder „Ein Netz für Kinder“ (Fördergrundsätze). Sie regeln unter anderem die Art und den Umfang der Förderung, die anerkennungsfähigen Ausgaben und die kommerzielle Verwertung der geförderten Kinderseiten.

Wir empfehlen Ihnen dringend, während der Projektlaufzeit regelmäßig zu überprüfen, ob Sie die mit dem Zuwendungsbescheid vertraglich festgelegten Bestimmungen wie Projektziele, Ausgaben- und Finanzierungsplan, alsbaldige Verwendung der Fördermittel und Berichtsfristen einhalten. Außerdem sind die Allgemeinen Nebenbestimmungen für Zuwendungen zur Projektförderung (ANBest-P) zu berücksichtigen.

Für die Berechnung von Reisekosten gelten die Bestimmungen des Bundesreisekostengesetzes (BRKG) als Obergrenze. In den Informationen zum BRKG können Sie nachlesen, welche Pauschalen Sie bspw. für Fahrten mit PKW, Tagegeld und Übernachtungen ansetzen können.

Bei der Vergabe von Aufträgen für Dienstleistungen und Lieferungen ist das Vergaberecht zu beachten. Danach:

  • soll bei einem Schätzwert von 500 bis 1.000 € ohne Umsatzsteuer eine nachvollziehbare formlose Preisermittlung bei mindestens drei Unternehmen stattfinden
  • sind bei einem Schätzwert von 1.000 bis 20.000 € ohne Umsatzsteuer mindestens drei schriftliche Angebote einzuholen
  • wird i.d.R. eine Ausschreibung erforderlich sein, wenn der Schätzwert über 20.000 € ohne Umsatzsteuer beträgt und die Förderung über 100.000 € jährlich liegt.
FAQ

Wie belege ich die geleisteten Arbeitsstunden?

Falls Sie auf Stundenbasis kalkuliert haben, führen Sie bitte für jeden Monat Stundenzettel mit folgenden Angaben: Datum, Tätigkeit, Anzahl der Stunden mit Stundensatz und daraus resultierende Ausgaben sowie ggf. Rückstellung. Die Stundenzettel sind zu unterschreiben.

Eine Vorlage für den Stundenzettel können Sie am Ende dieser FAQ herunterladen.

  

Wie verwalte ich die Belege?

Nummerieren Sie die Belege fortlaufend und heften Sie sie entsprechend der Positionen des Ausgaben- und Finanzierungsplans ab, d.h. alle Belege zu den eigenen Personalausgaben werden in chronologischer Reihenfolge abgeheftet, alle zu den Fremdleistungen werden in chronologischer Reihenfolge abgeheftet usw. Vermerken Sie auf den Belegen, wann die Zahlung erfolgte.

  

Welche Angaben müssen Rechnungen beinhalten?

Rechnungen müssen an den Zuwendungsempfänger adressiert sein, also nicht an Privatadressen (es sei denn, die Büro- und Privatadresse sind identisch).

Aus den Rechnungen sollen das Datum, der Projektbezug, die erbrachte Leistung bzw. der erworbene Gegenstand sowie der Rechnungsbetrag hervorgehen. Achten Sie darauf, dass ersichtlich wird, ob und in welcher Höhe Umsatzsteuer anfällt.

  

Wie belege ich, dass die erbrachten Leistungen und erworbenen Gegenstände bezahlt wurden?

Um dies zu prüfen, fordern wir Kontoauszüge an. Achten Sie deshalb darauf, dass Sie bei Überweisungen einen aussagekräftigen Verwendungszweck angeben, denn nur so können wir bei der Prüfung Ihre Angaben im Verwendungsnachweis und Ihre Belege mit den Kontoauszügen abgleichen.

Sollten Sie für kleinere Anschaffungen, z.B. die Pauschale betreffende Ausgaben, Geld am Automaten abheben, notieren Sie bitte auf den Kontoauszügen, wofür der Betrag verwendet wurde. Lassen Sie sich Kassenbons geben oder Quittungen ausstellen, sodass sie die Barauszahlungen belegen können.

  

Welche Auswirkungen hat es, wenn meine Ausgaben höher oder geringer sind, als sie im Zuwendungsbescheid aufgeführt werden?

Der Ausgaben- und Finanzierungsplan des Zuwendungsbescheids ist verbindlich. Überschreitungen der eigenen Personalausgaben, Fremdleistungen, Ausgaben für Geräte, Ausrüstungen und Software sowie für sonstige Ausgaben sind ohne unsere Zustimmung bis zu 20% möglich, soweit diese durch Einsparungen ausgeglichen werden. Eine Erhöhung der Fördersumme ist nicht vorgesehen.

Bei einer Verringerung der Gesamtausgaben dürfen Sie die bewilligten Fördergelder nicht in voller Höhe abrufen, denn bei der Fehlbedarfsfinanzierung ermäßigt sich die Förderung in diesem Fall um den vollen in Betracht kommenden Betrag. Bitte planen Sie entsprechend.